加盖篷布的铁路火车车皮无需在草支垫上喷洒防火剂
随着社会经济的快速发展和现代企业制度的逐步建立,我国内部审计的发展方向正逐步与发达国家接轨,内部审计的作用日益凸现,业务范围拓展迅速,社会各界对内部审计的期望值越来越高,内部审计的质量问题也引起业界的极大关注。国家审计署和中国内部审计协会相继发布了《审计署关于内部审计工作的规定》、《内部审计基本准则》、《内部审计人员职业道德规范》和二十个具体准则,其终极目的就是规范审计行为,提高审计质量。
企业内部审计工作,经过多年的摸索和总结,已经初步形成了完整的工作体系,审计质量也在稳步提高。但新的形势,给企业内部审计工作提出了新的要求。只有从多方面入手,不断提升内部审计质量,才能确保内审工作紧贴企业发展需求,促进企业经营管理,从而确保内审在企业管理中的独特地位。
我公司经过50多年的发展,特别是经过“十五”、“十一五”两轮投资,已经形成了具有800万吨/年以上生产能力的特大型钢铁联合企业,拥有国内先进水平的板材生产线。但随着2008年下半年开始的金融危机席卷全球,加之自身管理上的多种欠缺,企业经营陷入巨亏漩涡,2009年亏损26亿元。
针对我公司的被动局面,华菱钢铁及省、市各级领导高度重视,及时调整了党政主要领导。新的领导班子履职甫始,不等不靠,发动全体职工从自身抓起,深入查堵漏洞,系统挖潜。经过两年多的不懈努力,至2012年4月,正式实现当月扭亏。
我公司监察审计部紧紧围绕企业扭亏脱困中心工作,开展了大量卓有成效的内部审计工作。2009-2011年3年间,共完成审计项目55个,收缴违规资金616.63万元,创直接经济效益3000万元以上,更有90多条审计建议得到公司领导及相关部门的认可采纳,有力地为企业扭亏脱困做出了贡献。省国资委领导在2011年省属监管企业内审工作座谈会上说:“涟钢扭亏,内审功不可没”。同时,我公司内审部门狠抓自身建设,从多方面确保项目质量,在内审质量管理上进行了有益的探索,先后完成了《冷轧薄板包装费用专项审计》、《公司劳务费用专项审计调查的报告》、《公司水处理药剂专项审计调查报告》、《关于零库存运行情况的专项审计调查报告》、《关于对公司备件专项审计调查的报告》、《涟钢大学生公寓移树工程专项审计调查》等多个高质量的审计项目,使内审项目质量迈上了新台阶。
一、保持内审部门的相对独立性和绝对权威性,创造良好的审计氛围
独立性是保证内审人员客观、公正地从事内审活动的先决条件。内审组织形式是独立性的基本保障,但现行内审机构设置的模式多种多样,内部审计机构设置有的依附于其他部门或者合署办公,由会计负责人兼任审计负责人,导致了内审机构和人员受到多方利益的牵制,无法保证内审业务工作的自主性和权威性,从而无法保证内审质量;有的公司干脆未设立专职审计岗位,由其他岗位人员兼任。由于其机构的设置在很大程度上影响了内审的独立性,对于发现的问题,内审人员往往慑于领导压力或者出于同事关系的考虑,或者由于其他种种原因,缺乏揭示和披露的勇气,对发现的问题大事化小、小事化了,最后不了了之,易给内部审计的工作质量、审计形象带来负面影响,内审地位相对弱化。
我公司内审部门同样与纪检、监察合署办公,但新的领导班子履职后,大力提升审计地位,行政一把手亲抓亲管,经常约见内审人员并亲自部署审计工作,所有的审计报告均仔细批阅;党政主要领导在公司各层会议上,多次宣贯加强内审工作,无疑大力提升了内审地位,使公司上下形成了良好的审计氛围。同时,与纪检、监察合署办公,在资源利用上,也做到共享互补,不仅没影响到独立性,更提高了审计效能发挥。
二、合理配备审计力量,加强内审队伍建设,打造富有朝气、富有战斗力的内审团队
(一)注重专业及相关知识培养、建设复合型人才队伍。
审计质量控制的主体是人,以人为本、合理运用人力资源是提升内部审计质量的保障。内部审计是一项专业性和技术性都很强的工作。审计人员不但要具有过硬的政治思想素质、严谨的工作作风和高度的责任心,具有扎实的会计、审计理论基础,具有敏锐的分析能力和准确的判断能力,以及较强的口头和文字表达能力,更要具备经营管理知识,熟悉财政经济法规,还要对本部门、本单位的生产经营及技术方法有一定了解。
我公司经营审计共有审计人员9人,其中会计专业7人,计算机专业1人,审计专业1人。工程审计人员11人,全部为内部培养的造价人员。按理说这样的队伍,有很大的局限性,但由于始终注重各种技能的培养,特别注重与生产工艺和工程管理有关的相关知识的培养,如请专业人士授课,学习工艺及其他相关知识,经常组织内部交流比赛,审计人员对生产工序基本流程、工艺特点等进行系统的了解,对企业的运作有了一个清晰的概念,以提高分析、判断和预测经济活动的能力,从而达到主动控制风险的目的。审计人员还通过后续教育,熟练掌握审计的新知识、新技能和新方法。熟悉会计、经济管理、经济法规等相关知识,提高了内审人员的审计查证能力、审计协调能力及审计表达能力。同时,大力倡导自学。审计人员还积极进行国际注册内部审计师(CIA)、注册税务师(CTA)、注册会计师(CPA)、一级建造师等资格考试,部门对通过考试的人员给予一定的奖励。公司通过多方面努力,打造一支素质高、能力强的审计工作队伍。用内审部门负责人的话说:只有具有过硬的本领,才能扛得住、拿得准。
(二)合理分配人手,做到优势互补。
一个审计项目的推进完成,需多个人员共同参与,合理配置,可以大力提高效率,提升质量。每遇重大项目,在人手配置上,都根据项目特性,按组织能力、查证能力、沟通及相关知识能力平衡搭配,各成员合理分工又合作,从而有效的促进了项目开展。
三、合理确定审计方向,确保有“为”、有“位”
(一)拓宽审计领域,提升审计深度。
随着企业规模的扩大及现代管理的需要,企业经过改制、重组,内部审计的对象和内容日益复杂。内部审计工作不再局限于财务收支审计,经济责任审计。把目光放到了领导关注、职工关心、社会重视、资金投入大的项目以及影响企业管理和经济效益审计上来,渗透到单位内部管理的方方面面,如产、供、销、人、财、物等广阔领域,以提高经济效益为中心,以加强经济管理为重点,大力加强投资决策、经济效益、内部流程疏理等方面的专项审计。
近几年来,我们对销售与收款循环、采购与付款循环、存货循环、工程项目管理等内部控制进行了审计,对其流程全面进行疏理,确定了各流程的关键控制点,并加以控制,取得了良好的效果。特别是近年我们做的公司备品配件审计,当时我们的总库存100,464.56万元,一直居高不下,我们动用了几乎所有的审计力量,对全公司的备品备件进行摸底。经过3个月的艰辛调查,以需求、订单采购、仓储、耗用为主线,分析处理了数以万计的各类信息,基本摸清了公司备件库存的家底,揭示了公司在备件管理各环节中的积弊,盘活了部分沉淀资产,为改进公司备件管理提出了指导性意见。《公司备件专项审计调查报告》出台后,得到了公司领导的充分肯定和相关单位和部门的高度重视。
(二)转变观念,树立有“为”才有“位”的思想理念。
现代内审之父索耶曾经说过:内审是管理者的“眼睛和耳朵”,是为管理者服务的。因此内审必须客观反映内部审计管理状况,给管理者提供一个真实、完整地内部审计信息,达到发现问题,进而解决问题的目的。可以看出,索耶对内部审计的方向定位是“服务”。我们内部审计工作要得到良性发展,应树立有“为”才有“位”的思想理念,从自身入手,积极主动的从以下方面提高工作质量。
几年来,我公司内部审计先后做了《薄板包装费用专项审计》、《钢渣加工外委劳务费专项审计》、《关于零库存运行情况的专项审计调查报告》、《公司劳务费用专项审计调查的报告》、《公司水处理药剂专项审计调查报告》等管理审计项目,其中《冷轧薄板包装费用专项审计和《钢渣加工外委劳务费专项审计》两个专项审计的完成,不仅给集团公司创造了近3000万元的直接经济效益。零库存审计项目全额收缴振兴XX公司违规款476,467.87元,全额收缴湖南XX技术发展有限公司虚送的5000KG耐磨焊条款1,320,930元,并将相关责任单位和责任人提交人力资源部、企业管理部进行考核。公司水处理药剂专项调查项目针对水处理过程中药剂进厂管理、消耗登记和水质检验的诸多不足,一一提出审计建议,规范了管理,为来年的招投标提供了依据,估计每年可创造效益200万元以上。给公司创造了效益,堵塞了漏洞,严厉处罚了违规违纪人员,审计地位得到了一定的提升。
四、加快内部审计自动化步伐,用现代科学技术提高审计效率和效果
我公司全面实行ERP系统,对于其中的销售模块、采购模块、物流模块等ERP流程,内部审计人员以前都很陌生,这使得我们的审计工作很被动。公司积极加快ERP系统培训,让审计人员熟悉每一个流程的关键控制点。同时,培训中心还连续定期举办EXCEL等办公应用软件培训班,大力提高内审人员计算机专业知识和技能,将审计方法由传统的检查报表、账册、凭证的技术,向利用统计抽样、数理统计、数学模型、投资分析、流程设计等数字加工技术方向发展,以适应审计对象发展的需要。现在,我公司大多内审人员能自如运用现代工具,完成日常工作,充分满足审计工作中对数据采集、计算、查询、排序、筛选、判断、分析等要求,这对我公司的内部审计质量提升来说,形成了强大的技术支撑。
五、加强审计全过程控制
没有规矩,不成方圆。我公司先后制订了《涟钢审计项目质量控制暂行办法》、《内部审计质量评估办法(试行)》等办法,统一了审计标准,使审计工作质量标准有据可依。对于审计项目的全过程控制,我们主要从以下几个方面入手。
(一)做好审前调查。
“磨刀不误砍柴工”,避免打无准备之战或遇到特殊情况时仓促应战。我们在做项目时,按照规范的审前调查流程,对被审计单位的基本情况和经营状况进行全面的调查了解,找出被审计单位各项工作的关键环节和薄弱环节,找准审计切入点,使审计工作做到有的放矢。
对于一些重点审计项目,都要花足够长的时间做审前调查,做深入细致的调查研究。如我们进行XX中心主任的离任审计时,因该中心业务繁杂、点多面广,审计组查阅了该中心的前期审计档案,了解以前存在的问题、对该审计单位的基本情况和经营状况进行全面的调查了解,初步评价财务管理体制和制度建立健全情况,并了解了全部业务流程,对被审计事项的重要性和审计风险作出合理评估,初步确定了劳务加工、仓储租赁、外委工程建设等审计的重点领域。并通过审计具有的ERP查询功能,调取该中心有关成本消耗、费用情况的电子数据,并一一进行分析,审计人员很快发现到该中心描晒费用偏高这一有价值的审计线索,遂调取全公司近几年的描晒费用进行统计分析,确定了各个审计重点。
(二) 制定切实可行的审计实施方案。
所有的审计项目,既有他们的共性,也有他们的不同点,我们本着重要性、谨慎性的原则、选择各自的侧重点,制订科学的、操作性强的审计实施方案。特别是审计组成员职责与内部分工,工作量分配均衡,避免出现能干的多干,不能干的少干,所谓“能者多劳”的不合理现象。审计人员按照方案的分工有条不紊地开展审计工作。如在XX中心主任的离任审计进行审前调查后,主审依据审前调查编制审计方案,兵分三路,对前面发现劳务加工、仓储租赁、外委工程建设等重点领导,各分配2名精干的审计人员,该审计项目一进场各审计人员就进入角色,在各个审计领域都有所发现,特别是描晒费这一块,我们对审计范围进行了扩展,查出有好几家二级单位虚列费用开支业务费的情况。堵塞了漏洞,完善了公司管理,审计效果明显,做到了事半功倍。
(三)规范实施阶段作业程序,强化现场质量控制。
审计实施阶段质量控制主要是对审计证据、工作底稿、审计定性的控制,是保证审计质量的重要环节。该阶段主要任务是审计人员根据审计方案,按照内部审计准则控制审计证据的获取,收集整理审计证据,对各控制点进行符合性和实质性测试,审计人员应运用检查、观察询问、函证等方法,取得充分的能够说明审计事项的证据,为审计意见提供合理的依据,并在一定程度上对审计证据进行归类、分析、整理,形成审计评价。
我部内审人员以严谨的工作作风,以实事求是的工作态度运用于每个项目,如审计组在对集团公司运输部进行内控测评时,沿四十多公里铁路专线,走访了十多个沿线站点,查阅了大量的原始记录,同时,随机抽取了多达1000组数据进行分析、复核。在进行冷轧薄板包装费用专项审计时,审计小组自购了皮尺、千分卡、手秤、五金手册等工具,深入包装现场对全部36个品类、100多种规格的冷板包装个体进行了现场测评,同时,小组成员分赴各包装环节生产现场,对现场工作进行测评,取得第一手资料。在工程审计室审计冷轧薄板涟钢二站223、229线改造工程结算过程中,审计人员克服现场环境恶劣、施工单位配合不力等不利因素,多次深入现场实地勘察,同时查证大量的相关资料,在复审送审95.29万元基础上,核减了14.05万元,核减率为14.74%,承担该项目施工的相关人员也不得不对他们的敬业精神表示钦佩。在水处理药剂专项审计调查中,我们审计人员通过查阅相关文件制度,调阅ERP系统资料、财务凭证,走访了十几家单位和部门,对全厂所有的水处理系统现场进行察看,并结合外围调查,查找、发现问题,并详细的做好了各项记录。扎实、规范的现场工作,为以后审计报告的出具提供了合理、充分的依据,在项目质量大幅提升的同时,也赢得了审计对象的尊重和信任。
(四) 严格执行复核程序,防止质量复核走过场。
我们严格执行主审、科长、部长三级复核制,复核的内容主要包括:项目是否按照审计实施方案进行实施,对调整的审计事项是否按权限履行了相应的程序;对固有风险和控制风险的评估是否准确,对检查风险的确定是否满足可接受的最低水平的要求;根据符合性测试结果对被审计单位内部控制制度的描述及执行情况的判断是否正确,审计人员据此所确定的实质性测试的性质、时间、范围及具体方法的采用能否保证发现已存在的重大错误及舞弊,结合管理层对已存在的重大审计问题的态度、采取措施的方式及最终对审计结论的影响程度,复核审计评价和审计结果的表述是否恰当。复核时不再仅限于编制底稿人员是否签字、底稿要素是否齐全、报告结构和措词是否规范等方面,避免了走过场。
(五)审计报告立足全局,着重于反映问题,解决问题。
高质量的审计报告要立足全局,将企业经营特点、存在的问题进行深刻的揭示与披露,从管理和效益角度以及风险控制角度提出有质量的审计建议,从企业长远发展角度提出改进建议。同时,要透过现象把握本质,对查出的问题分析透彻,找准问题产生的根源并寻找解决的办法。内部审计光找问题光查问题不行,这样易使被审计单位错误认为内部审计只会找“麻烦”。只有帮助他们找到问题并且又能帮他们找到解决问题的办法,内部审计才会受到欢迎。这也是内部审计“服务”原则的要求。审计报告反映的信息应有利于被审计单位加强内部控制,改善内部管理,有效防范和规避经营风险。
在对我们的子公司物流公司进行经营审计时,发现该公司预售油票是以升为计量单位,而一直以来油价都是呈涨价趋势,预收的油票款以当时的价格计算亏损了1.5元/升。审计小组建议该公司改为以金额计价,规避了涨价风险,一定程度上体现了我们的“服务”功能。
(六)在加强调查研究的基础上,多方求证,运用分析性复核工具,取得明显效果在《关于冷轧板厂、2250热轧板厂、一炼轧厂用防滑材料价格专项审计调查报告》项目时,小组成员数十次深入现场走访调查,掌握了大量的第一手资料,同时,对照合同和相应的技术协议,发现加盖篷布的车皮无需在草支垫上喷洒防火剂,而一直以来都是同时给付了盖篷布和上喷洒防火剂双份费用的。经与对方协调沟通,一举扣除了多支付费用130多万元。
(七)加大审计结果的落实工作,适时开展后续审计。
后续审计是指在审计报告发出后相隔一定时间内,内部审计人员为检查被审计单位对审计发现和建议是否已经采取了适当的纠正行动,并取得预期的效果而实施的跟踪审计。只有加强后续审计管理才能保证内部审计总体审计目标的最终实现。我们规定,报告发布日起一个月内,为后续审计紧密跟踪期,三个月内必须整改到位。
如2011年《公司水处理药剂专项审计调查报告》签发后,全额收缴多结算水处理费用248,650.64元。对于其中的“建议安全环保部牵头对《焦化酚氰废水处理站运营总承包合同》2010年一年的执行情况进行总结,同时立即启动对该合同的重新议定工作。”这一建议,审计小组人员参与了2012年的运营总承包合同谈判,督促其对合同的不对等条款一一进行修订,避免了不合理支出,并督促其建立了加药台账。
(八)加强档案管理,审计资料及时归档。
审计档案是项目审计的主要载体,是内部审计业务基础建设的重要组成部分,内部审计人员可以充分利用审计档案为今后的审计业务服务。其控制的目标应是审计资料归档及时,项目资料内容齐备,档案程序合乎规范要求。审计工作结束后,项目组应及时将项目的审计资料整理归档,加强对审计档案的质量控制,也是把好审计项目质量关的一个很重要环节。我们规定,审计档案由主审负责整理归档,且归档时间不超过3个月(报告发布之日起),这样既保证了档案资料的及时整理,又促进了后续审计的按期推进。
六、结语
总之,审计质量是内部审计工作的生命线。重视审计质量、防范审计风险是审计工作永恒的主题。为更好地服务于企业的经营目标,充分发挥内审独特作用,对内部审计质量提出了更高要求。我公司的内部审计质量在近几年的风雨磨练中,取得了一些进步,但是远未达到时代和企业所要求的高度。我们只有严格按照审计项目作业规范指导具体的工作,加强审计质量制度建设,大力推进审计全过程质量控制,从审前、审中、审后等各环节入手,合理地选择和运用科学的方法,同时要及时总结,不断改进,借鉴先进的管理理论和方法,才能不断提升审计质量,从而降低审计风险,促进内部审计事业健康发展,更好地为企业服务。
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